Eventos Mac Management – Organización de Conferencias
Cuando se realiza una conferencia, hay muchas cosas que hay que tener en cuenta más allá del contenido de la misma. Mientras que la mayoría de los ponentes se centran en preparar el contenido que van a relatar a su audiencia, deben ser conscientes de que existen muchos otros aspectos que deben tener en cuenta si quieren tener éxito frente a sus oyentes. En Mac Management lo sabemos bien y por ello, queremos presentarte algunas cosas que debes tener en cuenta si quieres tener éxito a la hora de dar una conferencia.
¡Nunca leas! Éste es un problema para muchas personas que suelen ponerse nerviosas a la hora de hablar en público. Siempre es mucho más seguro leer el texto directamente que recitarlo de memoria y arriesgarse a titubear o a que se les olvide algo importante. Lo que no se dan cuenta es que leer un texto directamente en una conferencia transmite una importante sensación de inseguridad a los oyentes, que consideran que no tienes la confianza suficiente en ti mismo como para recitar tu discurso sin mirar el papel o peor, de poca profesionalidad, en el sentido que algunos pensarán que no te has molestado en preparar bien el material. Por otro lado, cuando lees un texto, tu voz se vuelve monótona e inexpresiva, algo que afecta a la capacidad de atención de tu audiencia. Si tus oyentes pierden interés o se aburren durante tu conferencia, no conseguirás hacer que tu mensaje cale o impresionarles con el contenido que les has presentado. Por ello, intenta aprenderte tu conferencia de memoria y recitarla, no como si fueras un niño al que le piden que repita la lección palabra por palabra, sino que debes presentarla como si estuvieras hablando cara a cara con otra persona. Lleva notas y esquemas para asegurarte de que no se te olvida nada importante, pero actúa como si tu audiencia fuera un solo amigo al que le debes contar algo importante. Hacer esto transmitirá a tu audiencia la sensación de que dominas perfectamente el material del que estás hablando y que confías lo suficientemente en ti mismo como para transmitírselo. Además, tu tono de voz y el hecho de que estés mirando todo el rato a tu público te hará mantener mucho mejor su atención y así conseguirás que tu mensaje cale mejor entre tu audiencia. Por lo tanto, nunca leas tu conferencia. Saldrás ganando, te lo garantizamos!
Vístete de forma adecuada y sobre todo, cómoda. Recuerda que mucha gente te estará mirando, por lo que transmitir una imagen profesional es fundamental. Pero no sólo tienes que vestirte adecuadamente, sino también debes estar cómodo con el vestuario que elijas. Esto parece obvio, pero muchas veces compramos una ropa determinada única y exclusivamente para dar esa conferencia, sin usarla antes y es una vez allí cuando nos damos cuenta de que hace demasiado frío para lo que llevamos, los zapatos hacen que nuestros pies nos duelan o la parte superior nos queda tan apretada que no podemos respirar bien. ¡Daremos muy mala impresión a nuestra audiencia si estamos todo el rato temblando a causa del frío, si estamos constantemente bailando sobre nuestras piernas porque no aguantamos nuestros zapatos o si nos quedamos constantemente sin respiración porque hemos elegido un atuendo que nos queda estrecho! Todas estas circunstancias romperán nuestra concentración, darán una mala imagen a nuestra audiencia y harán de la experiencia un martirio. Por ello, pruébate la ropa que vayas a utilizar antes de la conferencia, preferiblemente durante una cantidad de tiempo similar al que durará el evento y a ser posible, lleva contigo una muda de ropa completa que hayas utilizado anteriormente y sepas que es cómoda, por si descubres que tu ropa nueva no te deja hacer una buena presentación y tienes que cambiarte deprisa y corriendo. ¡Recuerda siempre la importancia de la comodidad!
Si vas a usar una presentación en Power Point, asegúrate de utilizar sólo diapositivas relevantes y con poco texto. Las ayudas visuales pueden ayudarte mucho a mantener la atención de tus oyentes, así como a hacer tu intervención más dinámica y clara. Sin embargo, sólo funcionan si las usas bien. En caso contrario, se vuelven en tu contra. El error más grave que se suele cometer cuando se utilizan diapositivas de Power Point en una presentación es cargarlas de texto. Esto solo hace que tu público se entretenga en leerlas y deje de prestar atención a lo que dices, de modo que, cuando terminan de leer e intentan volver a retomar el hilo de lo que dices, se encuentran totalmente perdidos. Y este proceso se repite con cada diapositiva llena de texto que muestres. Al final, la gente no sabrá lo que has dicho, pues lo único que recordarán serán las diapositivas a las que han prestado atención. Por lo tanto, utiliza sólo las diapositivas que sean realmente imprescindibles y usa en ellas muy poco texto. De esa forma, la atención de tu público se desviará de tu discurso lo menos posible.
Prueba todo tu equipo antes de que llegue la gente. Hay pocas cosas que parezcan menos profesionales que ir a escuchar una conferencia y tener que esperar un tiempo indeterminado porque el ordenador no funciona, el micrófono no se escucha bien o no funciona el Power Point. Da una imagen malísima y solo consigue que tu audiencia esté ligeramente irritada cuando empiece a escucharte, algo que no es nada bueno para ti. Es como empezar un partido teniendo que remontar. Por lo tanto, no llegues nunca a tu conferencia con el tiempo justo. Llega a la sala de tu conferencia al menos media hora antes de que empiece y comprueba que todo funciona como es debido o arregla lo que necesites antes de que lleguen tus oyentes. No sólo evitarás con esto cualquier problema y retraso con tu conferencia, sino que tu público solo verá la parte más profesional y responsable de ti, como tú deseas.
Existen muchos más trucos que puedes poner en práctica para realizar una buena conferencia pero, con estos, los más importantes son que practiques tu intervención y que tengas confianza en ti mismo. ¡Con estos ingredientes y un buen material, tu próxima conferencia será todo un éxito!
